Caso práctico: Craigieburn Football Club

El Craigieburn FC mejora el flujo de caja y recorta el tiempo administrativo con las funcionalidades de PlayHQ

El Craigieburn Football Club, en el norte de Melbourne, luchaba contra el impago de cuotas y el infrautilización de vales gubernamentales mientras un comité de cuatro personas cargaba con el peso de perseguir los pagos manualmente.

En un año de integración completa de las funcionalidades de pago de PlayHQ, el club logró un aumento del 588% en los ingresos por vales, automáticó el 100% de la recaudación de cuotas y liberó a los voluntarios de la laboriosa administración de pagos. La transformación fue inmediata y medible.

El desafío

Pérdida de ingresos y voluntarios sobrecargados

El Craigieburn Football Club (The Eagles) da servicio a los suburbios del norte exterior de Melbourne como miembro de la Essendon District Football League (EDFL), con 15 equipos juveniles y cuatro equipos sénior.

Los voluntarios son la columna vertebral de los Eagles. Gestionar 475 jugadores en múltiples equipos suponía importantes exigencias logísticas, todo ello gestionado por solo cuatro miembros del comité. Los problemas económicos del club hacían un trabajo ya exigente aún más difícil.

El método de recaudación de cuotas del club generaba constantes quebraderos de cabeza. Los jugadores solo pagaban una tasa de 10 dólares de la EDFL en el momento de la inscripción, dejando a los administradores la tarea de perseguir las cuotas del club durante toda la temporada, una labor que consumía tiempo y resultaba incómoda, y que afectaba gravemente al flujo de caja.

Mientras tanto, los vales Get Active Kids quedaban infrautilizados. La temporada pasada, el Craigieburn reclamó apenas 800 dólares en estos vales gubernamentales diseñados para reducir las barreras a la participación deportiva juvenil mediante asistencia económica.

La solución

Integración completa de pagos con PlayHQ

Este año, el Craigieburn amplió su comité a 14 miembros y nombró a Katie Jacobs secretaria.

Como madre de siete hijos, Katie entendía perfectamente las limitaciones de tiempo de los voluntarios. Los miembros del comité compaginaban las tareas administrativas con el trabajo y las responsabilidades familiares. Identificó de inmediato una oportunidad para agilizar los procesos administrativos del club.

Basándose en su experiencia con PlayHQ en otros clubs deportivos, Katie reconoció una brecha de conocimiento en cómo el Craigieburn utilizaba la plataforma. Guió al club para integrar completamente su sistema de recaudación de cuotas con PlayHQ, automatizando la recaudación de las cuotas del club junto con la tasa de la EDFL en el momento de la inscripción.

«PlayHQ automatiza todo el proceso de pago. La plataforma hace todo el trabajo duro.»

El club amplió de un método de pago a cuatro planes de pago diferentes, incluido PayPal Pay en 4 cuotas. Esta flexibilidad permitió a los jugadores pagar según sus circunstancias, sin que los administradores tuvieran que enviar recordatorios ni hacer un seguimiento individual.

El Craigieburn también simplificó el canje de vales para los jugadores juveniles integrando el procesamiento de Get Active Kids en PlayHQ. Un proceso unificado y sencillo animó a más familias a solicitar los vales, liberando ingresos que antes se perdían.

El impacto

Más ingresos, voluntarios comprometidos

• Aumento del 588% en los ingresos por vales (800 → 5.500 dólares)
• Reducción del 50% en el tiempo administrativo
• 4 opciones de pago para las familias
• 100% de automatización de la recaudación de cuotas

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La recaudación automatizada de cuotas transformó el flujo de caja del club. Los pagos que antes quedaban pendientes llegan ahora con las inscripciones o se canalizan a través de planes de pago a lo largo del tiempo. Las opciones de pago diferido garantizan que las familias completen los pagos sin necesidad de recordatorios manuales.

Con 15 equipos juveniles, el programa juvenil representa una parte importante de las operaciones del club, lo que convierte los vales Get Active Kids en una fuente de ingresos significativa. Este año, el Craigieburn generó 5.500 dólares en canjes de vales a través de PlayHQ, un enorme crecimiento interanual del 588%.

Al automatizar los procesos y liberar a los administradores de la recaudación manual de pagos, el club se convirtió en un entorno más acogedor para los voluntarios.

De cara al futuro

El Craigieburn Football Club trabaja ahora para lanzar un programa femenino la próxima temporada. Con los voluntarios liberados de la monótona administración de pagos, el comité puede centrarse en esta emocionante oportunidad de crecimiento.

«PlayHQ es mucho más fácil. Quita mucho estrés de encima. Una vez que los clubs entienden lo que es posible, verán su tiempo administrativo reducido a la mitad.»

Katie anima a otros clubs a descubrir y aprovechar todo el potencial de la plataforma.

Funcionalidades clave utilizadas

• ‍Recaudación automatizada de cuotas
  Recaude las cuotas del club automáticamente en el momento de la inscripción, eliminando los seguimientos manuales.‍
• Planes de pago flexibles
  Ofrezca múltiples opciones de pago, incluido PayPal Pay en 4 cuotas, para adaptarse a las distintas circunstancias familiares.‍
• Integración de vales gubernamentales
  Agilice el canje de vales con un procesamiento integrado que fomenta su uso.‍
• Seguimiento de pagos en tiempo real
  Supervise el flujo de caja y el estado de los pagos sin hojas de cálculo ni conciliación manual.

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Acerca del Craigieburn Football Club

El Craigieburn FC es un club de fútbol comunitario situado en los suburbios del norte de Melbourne, que compite en la Essendon District Football League. Los Eagles cuentan con 15 equipos juveniles y cuatro equipos sénior, con más de 475 jugadores inscritos respaldados por voluntarios dedicados.

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