De groepsapp is geen communicatiestrategie

Waarom breedtesportorganisaties anders moeten nadenken over hoe ze communiceren met de deelnemers die elke week komen opdagen.

De wedstrijd is een uur geleden afgelopen. Iemand scoorde in de laatste minuut de winnende treffer. Er zijn foto’s. Er zijn uitslagen. Er is informatie over de wedstrijd van volgende week die mensen moeten weten.

En op dit moment is de communicatie van uw club versnipperd: het wedstrijdschema staat in de WhatsAppgroep, de uitslagen op de website waar weinig mensen kijken, en u wacht op de ouder die belt omdat het bericht volledig gemist is. Herkenbaar?

Uw deelnemers zitten op één plek. Uw berichten niet. 

Uit de cijfers blijkt dat 70% van de wereldbevolking inmiddels een mobiele telefoon gebruikt. En sport is een van de meest gevolgde categorieën op die toestellen. Als er iets gebeurt, horen sportliefhebbers het via een melding, een feed of een alert op hun scherm. En met pushmeldingen die in 98% van de gevallen worden geopend tegenover 18% bij e-mail, is duidelijk dat het kanaal ertoe doet. 

Profclubs, nationale competities en grote sportmerken zijn de massamail al lang voorbij. Ze sturen gepersonaliseerde pushmeldingen. De NRL stuurt wedstrijdherinneringen per sms. De communicatie voelt direct, omdat ze dat ook is.

Beheerders in de breedtesport communiceren daarentegen nog via een versnipperd netwerk van e-mail, Facebook Messenger, WhatsApp en sms, zonder koppeling met het platform waar deelnemers al zijn ingeschreven en competities al worden beheerd. Dat blijkt uit onderzoek van Pollinate, en het benoemt het echte probleem.

Het gaat niet alleen om clubs die de verkeerde tools gebruiken. De plek waar sport wordt georganiseerd en de plek waar over sport wordt gecommuniceerd, zijn altijd twee aparte werelden geweest. 

En als communicatie versnipperd is, komt de last terecht bij de mensen die het minst zijn toegerust om die te dragen: de vrijwilliger die zijn zaterdag al aan een wedstrijd heeft besteed.

Wat uw deelnemers willen

Het onderzoek is eenduidig. Mensen willen communicatie die relevant, tijdig en makkelijk op te volgen is.

Ze willen de uitslag weten. Ze willen weten wanneer de training is. Ze willen aan het begin van het seizoen welkom geheten worden door de mensen die de organisatie draaien waarvoor ze hebben betaald. 

Ze willen dat de club hun stuurt wat voor hen belangrijk is, en niets wat dat niet is. Steeds vaker verwachten ze ook personalisatie. Uit onderzoek blijkt dat 68% van de sportfans zegt dat personalisatie hun tevredenheid over een organisatie flink verhoogt. Een algemene massamail aan de hele club over een wedstrijd van de onder-10 komt niet hetzelfde binnen als een bericht dat rechtstreeks naar hen gaat, over het team waar ze echt deel van uitmaken.

Communicatie is ledenbehoud

Elk seizoen investeren sportorganisaties tijd en geld om deelnemers binnen te halen. Inschrijfcampagnes. Acties. Seizoensprijzen. En zodra iemand is ingeschreven, valt de communicatie vaak stil. De aanname is dat ze zich hebben aangemeld en dus wel weten waar ze alle informatie kunnen vinden.

Maar de clubs die jaar na jaar hun leden behouden, laten communicatie niet aan het toeval over. Ze zien het als onderdeel van de relatie. Ze zorgen dat deelnemers zich het hele seizoen gezien en verbonden voelen, niet alleen bij de aanmelding. En als het tijd is om zich opnieuw in te schrijven, is de keuze makkelijk, omdat de ervaring de moeite waard was om naar terug te keren.

Communicatie staat niet los van de ervaring van lid zijn van een club. Het is een deel van die ervaring. Het bericht dat u de dag na een grote overwinning stuurt, het welkom aan het begin van het seizoen, de wedstrijdherinnering die aankomt voordat iemand ernaar moet zoeken. Die momenten tellen op.

Waar communicatie naartoe gaat

De clubs die voorop lopen, zien communicatie niet langer als een administratieve taak. Ze denken na over wie wat moet weten, en wanneer, en hoe ze die mensen bereiken zonder dat elk bericht moet concurreren met een groepsapp vol ruis.

De omslag is niet ingewikkeld. Het begint met de vraag: waar zijn mijn deelnemers al? Daar zoekt u ze vervolgens op: met het juiste bericht, voor de juiste mensen, gekoppeld aan de competitie waar ze echt deel van uitmaken.

Daarvoor is PlayHQ Posts gebouwd. Vanuit één plek in het platform waar uw competitie al wordt beheerd, kunnen beheerders van clubs, competities en sportbonden een update schrijven en die direct naar hun deelnemers sturen: als pushmelding in de app, als e-mail of op de openbare website van hun organisatie. Door te targeten op rol, team, klasse of seizoen bereikt een wijziging in het wedstrijdschema de juiste leeftijdscategorie, gaat een welkomstbericht naar elke nieuwe inschrijver en komt een reglementswijziging terecht bij officials en coaches in plaats van in ieders inbox.

De data is nog pril, maar het signaal is duidelijk: clubs stroomlijnen hun communicatie nu al. Beheerders gebruiken het voor alles wat ze altijd al moesten communiceren: aankondigingen, evenementen, herinneringen, wijzigingen in het schema, informatie over inschrijvingen en algemeen nieuws. Die breedte zegt iets eenvoudigs: clubs hebben veel te vertellen, en de inhoud hadden ze altijd al. Ze hadden alleen een betere manier nodig om die te versturen. En nu hebben ze die, via één platform.

Ook de reacties van beheerders zijn duidelijk:

“Het werkt echt goed, een gamechanger voor korte berichten.” – Voorzitter, Bankstown Sports Junior Cricket Club

Meer informatie over Posts.